היכולת לנהל ולמצוא החלטות חיוביות באמצעות שיחות קשות היא כישורי חיים שכולם צריכים להתפתח.
ניתן לפתור מצבים רבים רק על ידי נכונות האדם לנהל שיחות קשות, בין אם בעבודה ובין אם בזוגיות האישית שלך.
לבקש שינוי או לפתור בעיה עלול לגרום לרגשות סוערים אם השיחה לא מטופלת בצורה טובה.
האדם עלול להתקלקל או להרגיש שהוא זוכה לביקורת לא הוגנת, מה שיגרום לו להגיב בהתגוננות.
הגנה זו מהווה חסם עיקרי במציאת פיתרון או בהבאת אדם לנקודת מבטך. אנשים בדרך כלל תפסיק להקשיב כשהם מתחילים לכעוס או להתגונן.
תהליך ניהול שיחה קשה לא צריך להיות מסובך. הבסיס לשיחה יתחיל למעשה לפני שתתחיל לדבר.
תכנון השיחה
שיחה קשה לא אמורה להיות מוקד הדיון בו המתחים או הרגשות מתגברים.
איך אוכל ללמוד לסמוך שוב
ככל שאתה יכול להיות פחות אמוציונלי כשאתה ניגש לשיחה, כך אתה עשוי להשיג תוצאות טובות יותר מכיוון שתתקשר בשכל צלול.
הרבה יותר קל להזדהות, למצוא בסיס משותף ולמצוא את המילים הנכונות כאשר הרגשות שלך מגניבים.
קח קצת זמן לתכנן את השיחה, מה אתה צריך להגיד ואיך תגיד את זה.
הדרך בה אתה מעביר מסר חשובה לא פחות ממה שהוא באמת המסר הזה. מצגת משפיעה על האופן בו קהל תופס ומקבל מסר.
מענה ברור על השאלות הבאות יעזור לך לתכנן את שיחתך.
מה הבעיה שצריך לדון בה?
ברור לאיית את הבעיה בצורה תמציתית ותמציתית, כך שתוכלו לראות מה הנושא.
אם ישנם מספר נושאים התורמים לבעיה כוללת, כל אחד מאלה יהיה ברור בראשך.
אילו גורמים משפיעים על הבעיה?
לא תמיד באשמתו של האדם נוצרה בעיה. לפעמים ישנם גורמים חיצוניים שעשויים להשפיע או לגרום לבעיה.
שקול אם ישנם גורמים חיצוניים שעשויים להשפיע על המצב.
לאיזו רזולוציה אתה רוצה להשיג?
החליטו כיצד תראה פתרון מוצלח של הבעיה, מה תוכלו לקבל ואיפה תוכלו להתפשר אם יהיה צורך בכך.
ידיעה זו תעזור לך להנחות את השיחה באופן שייתן לך את הסיכוי הגדול ביותר להגיע לרזולוציה זו.
מתקרב לאדם
לגשת לאדם שאתה צריך לדבר איתו יכול להיות פשוט כמו, 'היי, אני צריך לדון איתך בבעיית X. מתי יהיה זמן טוב לדבר על זה? '
הגישה הפשוטה והישירה הזו אומרת את מה שצריך לומר, תוך שהיא נותנת לאדם השני אפשרות למצוא את הרגל.
כשאתה שואל מתי יהיה זמן טוב עבורם, אתה נותן להם הזדמנות להיות משתתף פעיל במקום שהשיחה נכפה עליהם באופן בלתי צפוי.
לא כל מצב יהיה חתך חלק וברור. זה מניח שהאדם שאיתו אתה משוחח קולט ואפשר לשיחה.
אם לא, ייתכן שההצעה הזו לא תצליח.
הם עשויים להשתמש בה כהזדמנות לדחות או לדחות את השיחה, מה שיגיד לכם שלא יתעניין בהם במציאת פיתרון וייתכן שנדרשת גישה אחרת.
לאחר שתגדיר זמן, תוכל למעשה לנהל את השיחה.
אולי תרצה גם (המאמר ממשיך למטה):
- 8 חסמים לתקשורת אפקטיבית
- איך לבטא את הרגשות שלך במילים
- 8 סוגי האזנות שאנשים משתמשים בהם
- 10 טיפים שיעזרו לזוגות לתקשר בצורה יעילה יותר בזוגיות שלהם
- כיצד להסביר דברים טובים יותר כדי לעזור לאנשים להבין
- איך לדבר בצורה ברורה יותר, להפסיק למלמל ולהישמע בכל פעם מחדש
קיום השיחה
הדרך בה אתה מעביר מסר כל כך חשובה.
אתה רוצה שהאדם האחר יהיה קולט למה שיש לך לומר כדי שתוכל למצוא פיתרון לבעיה.
המסר שאתה מעביר צריך להיות ברור כדי שהמאזין לא יתבלבל.
איך אתה עושה את זה?
דלג על הנעימות והגיע ישר לעניין.
בהנחה שפנית לאדם מראש, הם יודעים שאתה הולך לנהל שיחה קשה ויהיו מוכנים לכך נפשית.
להיות ישיר, להגיע ישר לעניין. אין שום סיבה לפשט את השיחה עם מילוי מיותר כמו נעימות מזויפות ו'כריכי מחמאה '.
שלוט ברגשות שלך והישאר רגוע בזמן שאתה מדבר.
שיטפון של רגשות מכם עשוי לעורר מבול של רגשות מהמאזין. כעס בדרך כלל יעורר כעס מצד המאזין, למשל.
שימו לב לטון שלכם, למילים בהן אתם משתמשים ולרגשות העולים בקשר בתקשורת שלכם.
אם אתה מרגיש שאתה מוצף או רגשית מדי עצור לכמה שניות ואסף את מחשבותיך.
רגש הוא לא תמיד דבר רע בשיחות קשות, אך בדרך כלל הוא מזיק יותר מאשר מועיל.
הבהר את הבעיות שלך באמצעות דוגמאות ישירות.
הדרך הקלה ביותר עבורך לתקשר את הבעיה היא באמצעות דוגמאות ישירות וברורות למה שמשתבש.
זה עוזר למאזין להבין כיצד הם עשויים להיות אחראים לבעיה וכיצד הם עשויים לשנות את התנהגותם כדי לפתור אותה.
הימנע מהאשמות, הצבעת אצבעות, האשמה ושפה מוחלטת.
זה אולי קשה יותר להימנע ממה שניתן להבין, במיוחד אם אתה מנסה לפתור בעיה אישית במקום בו קיימת מישהו להאשים שמשהו משתבש.
אם תוכל להימנע מדברים אלה, תהיה לך סיכוי גבוה יותר להגיע לפתרון מוצלח של הבעיה.
בהחלט הימנע משפה מוחלטת כמו 'כלום', 'הכל,' אתה אף פעם לא 'ו'אתה תמיד.'
סוגי מילים אלו שוחקים את איכות השיחה מכיוון שאינם משקפים את המציאות. אף אחד לא תמיד עושה כלום.
תן לאדם השני אפשרות לדבר את דעתו ולשאול שאלות.
היכולת להקשיב היא הכרחית. אם אתם מחפשים למצוא את הפיתרון לבעיה, יתכנו גורמים אחרים בעבודה שלא שקלתם או שהייתם לא שותפים אליהם.
שיחה היא חילופי דברים בין אנשים. אל תשכח להקשיב למה שיש לאדם האחר לומר, להתייחס לדאגותיו ולשקול את נקודת מבטו.
יתכן שיש להם כבר פיתרון או תוכניות שאינכם מודעים להם. וודא שאתה מבין את התגובה של האדם האחר.
תן להם את החופש לשאול שאלות כדי שיבינו היטב את נקודת המבט שלך.
זה גם עוזר לאדם האחר להרגיש כאילו הוא חלק מתהליך פתרון הבעיות במקום להרגיש שנכפה עליו פתרון.
אל תסטו מהנושא שעל הפרק.
הימנע מלהיגרש מהבעיה שאתה דן בה או להסתובב עם נושאים אחרים.
זה בדרך כלל יעביר את הדיון למאבק מבלבל כאשר שני הצדדים מאבדים את המטרה הראשונית ומתחילים להישאב להלך רוח של התקפה והגנה.
הישאר ממוקד בנושא העומד על הפרק.
אל תפחד לקחת הפסקה הדדית מדיון.
שיחות קשות יכולות לעורר רגשות עזים. אם אתה או האדם האחר זקוקים להפסקה קטנה, אז קח אחת.
רק וודא ששניכם מסכימים לקחת הפסקה ולחזור לעניין. אינך מעוניין שאף אחד מהצדדים לא ישתמש בהפסקה כאמצעי לפסול או לשלוט בשיחה על ידי סיום התקשורת בנקודה חיונית.
אל תניח הנחות לגבי המצב.
נסו לשמור על ברור ו ראש פתוח על האדם שאתה מדבר איתו ועל המצב שאתה מנסה לפתור.
זה יעזור לך לשמור על הפנים ולשמור על התדמית שלך כאדם סביר ופתרון בעיות אם בסופו של דבר אתה טועה בסיטואציה.
נקודת מבט זו חשובה מכיוון שאינך רוצה שיהיה לך מוניטין כמי שקשה למצוא איתו פתרונות.
אנשים נוטים יותר להימנע ממך מאשר לנסות לעבוד איתך כדי למצוא החלטות שרק יגרמו לך לבעיות רבות יותר בעתיד.
פתרון השיחה
סיום השיחה צריך לבטא בבירור את מה שעתיד להתרחש לאחר השיחה.
האם יש יעדים מסוימים שצריך לעמוד בהם?
פעולות שצריך לבצע?
גשרים לתקן?
האם האנשים המעורבים צריכים למצוא יחד פתרון מועיל הדדי? או שיותר הבעיה של אדם אחד צריכה לפתור?
מה קרה לברוק לסנר
בסופו של דבר, על כל הצדדים לקבל מושג ברור כיצד הם מתקדמים בכדי להבטיח שהבעיה תיפתר ולא תחזור על עצמה.
עם זאת, ייתכן שההודעה לא תתקבל בצורה טובה, ובאותה שעה תדע אם עליך להתחיל לתכנן תוכניות או שינויים אחרים.
אתה יכול לשלוט על אופן העברת המסר שלך, אך אינך יכול לשלוט על האופן בו המאזין יחוש כלפיו או יגיב אליו.
הנחיות אלה אמורות לקרב אותך לרזולוציה ידידותית לשיחות הקשות שתנהל בהכרח בחייך.
